3个成功共享IT服务计划的最佳实践

当地方政府遵循某些最佳实践并专注于合适的技术时,共享服务成功。

by / December 23, 2016
根据布莱恩Sastokas,加利福尼亚州长海滩的Cio。,共享服务当领导者和为他们工作的管理人员明白该项目符合每个人的最佳利益。 David Kidd

编者注:数字社区特别报告,每年出现两次 政府技术 杂志,为当地政府领导和技术专业人士提供深入的覆盖范围。查看整个报告的链接 这里 .

缺乏分享IT资源在局部层面源于几个因素。常见的障碍往往涉及责任,问责制和自主权的担忧,根据帝国中心帝国中心的思维坦克,纽约州的思维坦克撰写的一份报告,结果是地方政府可能只愿意进入低位-RISK协议,这可能会降低成本的节省。

另一个常见问题是尝试一下太多努力。“有些人试图煮沸海洋,你永远不会在政府到达那里,”Roy Mathew表示德勤咨询的合作伙伴。“如果您有许多要求和胜利赢得胜利,您将如何每三个或六个月宣布赢得胜利’众所周知四年?”

第三个和典型的缺陷,可能影响政府比其他行业更多地与工会有关共享服务的沟通。“工会希望听到什么’发生了,所以他们不’t feel threatened,”说,布莱恩Sastokas,加利福尼亚州长长滩Cio。它’一个问题与不固定和维护买入的陷阱相关。当共享服务的问题出现时,工会不仅可以易受攻击,而且还需要参与职位,责任和预算的监督员以及下属’螺旋出来的透视。

第四个和少着名的陷阱是埋藏在美国管理办公室的指导方针,预算通函A-87意味着,当联邦基金用于支付共享服务时,将公平分配成本,并且没有人滥用资金。可以提出的问题是一个地方或州机构如何将另一个机构判处分享IT服务。如果有’账单中的利润,必须提供信贷;如果有’亏损,需要调整率。

“累积超过60天的机构’ worth of ‘working capital’从他们的共享服务计划中可以考虑在A-87规则下赚取利润,”据迈克尔克莱特·克莱特尔和杰夫彼得·赫尔沃特最卑鄙的会计师事务所。剩余资本可以在某些情况下由美联储回收,导致收入损失,或更糟糕,要求国家或地方代理返回联邦资金。

为确保共享IT服务计划的成功,某些最佳实践脱颖而出:

1.从强有力的领导力开始。

虽然这听起来像一个骗子é,领导力对于可能具有草皮问题的项目是不可或缺的。任何想要在政府中进行共享服务的人都将遇到那些会有很多原因的反对者’没有必要。“顶部有一致和强大的领导,涉及它和商业领袖,” said Mathew. “你需要的不仅仅是CIO所涉及的,因为你不是’想要将项目视为IT努力。”

难以识别具有能力和激情的领导者或领导者,以便将项目从概念移动到实施。这样的领导者需要具有良好的沟通技巧并协同工作。根据县经理’在地方政府的共享服务指南,最常见的是共享服务项目的领导者是县行政或县长或管理员—负责政府日常行动的人。这样的专业经理更有可能与邻国政府提前合作项目,因为它们与其他地方政府的同行定期沟通。

根据Sastokas的说法,共享服务当领导者和工作人员工作时,他们就会理解该项目符合每个人的最佳利益。“他们必须弄清楚共享服务是否有关节省成本,是否有规模经济的工作,并将系统是双方都可以维护,” he said. “You don’我想通过草图击打来称重—谁真正控制着。如果您可以通过这些问题工作,它可以正常工作。”

纽约帮助基于当地共享服务

如果共享服务是如此有益,为什么aren’T州帮助地方政府更多吗?自2005年以来,这’纽约发生了什么,其中有3000多个地方政府(包括国家的所有学校,火灾和照明区和最高10,000个)。从其共同的市政服务奖励赠款计划开始,国家鼓励市政当局通过通过提供资金来协助可行性研究或实施成本来通过共用服务来开发和追求节省成本的机会。

2009年,纽约州议会办公室的一项研究文件估计了各种形式的共享服务(不仅仅是它)的潜在成本节省,是765万美元的全国权。
在该计划的前三年中,国家授予总共161名赠款,价值3000万美元。数字拖车,在云中提供共享IT服务的小地方政府的联盟已收到国家档案馆的补助金’当地政府记录管理改进基金,以发展所有地方政府的电子记录管理系统(不仅是数字拖车的成员)。

在2015-2015预算中,GOV. Andrew Cuomo建议支出1.5亿美元“为了帮助地方政府实施转型性共享服务和合并努力,导致财产税。”显然,国家认为,共享服务的回报值得投资。

在该计划的前三年中,国家授予总共161名赠款,价值3000万美元。

2.对共享服务的明确愿望实现。

究竟是如何共享的IT服务以及它将如何发生?谁负责参与地方政府之间的责任?性能测量会是什么?成本是多少?专家说,IT共享服务的目标和目标需要明确表达。

3.衡量结果。

“目标是否符合成本节约或服务质量改进,参与政府应提前提出系统,以收集确定项目是否成功所需的信息,”根据IBM。大学教师’依靠轶事信息来衡量结果。指标不仅有助于衡量成功的时候,但它还可以帮助提供当地政府,其中当原始目标尚未在新方向上枢转或移动时所需的信息’Mathew说,工作。

查看当地政府的共享IT服务项目列表,往往落入商品服务类别:电子邮件,内容管理,数据存储,灾难恢复,网络和服务器。虽然这些IT运营可能仍然是共享服务项目的面包和黄油,但技术世界仍然发展不断发展。

云计算,移动技术和社交媒体的趋势正在扰乱地方政府如何提供服务并与公众聘用。获得对这些技术的访问已成为一个问题。管辖权是否需要聘请五个移动计算软件开发人员,或者在建立一个可以在几个地方政府之间共享的应用程序提供更多意义吗? 

一些地方政府已经发现,关键的应用程序,例如地理信息系统,昂贵的建造和维护,在共享环境中运作良好。今天,Mathew的说法,应用程序可能是开放数据。许多城市和县都建立了与公众发布和分享政府数据的平台。它们正在创建应用程序编程接口,这使得软件程序更容易彼此通信。应用程序编程接口还使第三方更容易开发其他人可以使用和共享的应用程序。它对被认为是共享服务的内容进行了全新的旋转。

同样,共享人才正成为当地政府对话的一部分。虽然某些地方政府可能需要时间来拥抱这一概念,但那些愿意尝试不同的东西,以按下其成本将探索这一大道。

它可以通过加入在线联盟,例如GovLab’在创新者网络和分享知识,在移动到更实质性的情况下,就像CIO-AS-AS-Service一样。但这些安排唐’T始终必须是正式的或通过专门在实践的独立公司进行正式的。一些当地的CIO让人知道他们愿意在需要时建议并帮助较小的司法管辖区。

明确的是,更多地方政府需要参与共享服务,以便以持有费用的方式,同时开放到所需的新技术,但可能无法自己发展。“您总是必须尝试提高您提供的服务的有效性和效率,” said Sastokas. “政府可以得到复杂的,这意味着它需要找到降低成本的方法,以更具成本效益地提供这些服务。”  

TOD Newcombe. 高级编辑

在涵盖州和地方政府的20多年的经验中,托德以前是编辑的 公共CIO. ,E.Republic.’S屡获殊荣的公共部门信息技术高管的出版物。他现在是一个高级编辑 政府技术。

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