国家档案馆出现谷歌

美国国家档案和记录行政当局将其电子邮件并记录云中的管理服务。

by / May 29, 2013

继其他公共部门机构的领先后,美国政府的保护者 ’最重要的文件已转向云以供电子邮件服务和记录存储。

美国国家档案和记录管理局(NARA)成功将其5,300封电子邮件账户转移到政府的Google Apps。该系统于4月22日前往,包括一系列工具,帮助奈良员工更好地与同龄人交流和协作。

根据Brian Connor,IT专家与NARA,行政迁移到云的主要原因是为了更好的正常运行时间和可靠性。大约一年半前,纳拉被击中了一些关键的电子邮件服务器故障,导致了很多数据丢失,这会促使关于移动到云的讨论。

“We’在我们现在之前的电子邮件服务中感觉更有信心,” Connor said. “去云,我们’让它变得如此’可用于我们在家里的工作,人们可以从任何设备远程访问事物。”

此外,新的电子邮件系统已启用NARA员工访问和使用Google Drive,这是一个用于在文档和项目上协作的存储功能。 Connor补充说,用户也喜欢聊天功能,以便在飞行中彼此通信。

一件事让奈良感到惊讶’S IT人员是,很少有用户选择参加如何使用新电子邮件系统的培训— only “2 or 3 percent”用户基数参加任何可选的培训课程。但康纳说他们’除了偶尔的情况下,几乎没有关于使用Gmail的投诉或疑问“How do I do this?”每周询问一次或两次。

纳拉与项目上的Unisys合作,在大约五个月内推出了政府的谷歌应用程序。联邦工程和Unisys云计算服务副总裁Steve Kousen在电子邮件陈述中表示 政府技术 他们使用了纳拉卷展览的三相啮合。

第一步是100用户它的飞行员。然后他们搬到了300用户的早期收养阶段,最后是一个全球化的“go-live”所有剩余用户的切换。

康纳没有’T拥有确切的项目财务状况,但在四年合同中表示,政府谷歌应用程序应经营机关约900万美元。

最初的挑战

NARA为其新电子邮件系统的主要需求之一是安全性。因为Nara希望用户能够远程访问他们的电子邮件, Connor said 该机构需要双因素认证。 

Unisys提供了一个应用程序,允许员工验证他们使用的设备使用以使用PIN登录系统,并曾经验证,人员’检查安全凭证是否符合什么’s stored in NARA’S内部身份管理系统。

卷展栏中的打嗝是找到一种方法来适应以前共享电子邮件帐户的几百用户。

在新的电子邮件环境中,奈良员工唐’由于身份验证过程和单点登录,T具有这种能力。相反,Nara已启用Google群组。但是连接它“一个不完美的解决方案,” since it doesn’t复制共享邮箱的功能。

虽然电子邮件转换完成,但NARA’S新记录管理档案和电子发现系统仍然是在进行中的工作。虽然申请已经存在并收集信息,但最终用户赢了’在6月下旬之前,它可以访问它。

该项目需要更长的时间来完成,因为纳拉正在迁移旧电子邮件系统’s存档进入新的记录管理系统。在过渡之前,只有纳瓦高管只有能够将项目存储和标记为专用系统中的记录。新系统将为所有用户提供这种能力。

康纳称旧系统“convoluted,”并表示,工作人员早期坐下来讨论要求并准确地解释他们所需要的。

“The end user doesn’甚至必须与它互动,” he said. “We’只需使用Gmail中的标签。最终用户可以将其标记为记录。记录计划根据这些标签的应用程序应用于它。”

图片由Shutterstock提供


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Brian Heaton.

Brian Heaton.是一位作家 政府技术 杂志从2011年到2015年中期。

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