当公众不能在那里时如何举行公开会议

政府的行动比危机更重要。以下是人们可以考虑公开会议的一些重要事项’t be in the room.

by Verizon / July 8, 2020
SPONSORED

政府的行动比危机更重要。以下是人们可以考虑公开会议的一些重要事项’t be in the room.

当有’据公共紧急情况,政府必须继续与公众合作。大多数经典方式—大众媒体,手机树甚至发声卡车卖空公告—单向沟通很好。但随着广泛的宽带接入的出现,它’在互动在线会议上相对容易,让政府和公众继续进行业务。

以下是一些帮助使您的在线公开会议顺利进行的提示。

让你的会议很容易找到。

如果您想与公众沟通,公众必须了解会议。使用所有可用的目标频道您可以:电子邮件,文本,社交媒体,甚至离线媒体等海报,传单或邮寄邮件。这意味着保持会议’S Web地址简单,可以轻松地键入浏览器。虽然可管理性,但保持专注。如果您的会议影响邻居的问题,请不要’t发送邮件状态全州。不需要的或不受欢迎的与会者只会吸取带宽和焦点。

有足够的带宽。

与您的会议提供商/主机/ ISP交谈,了解您的带宽需求。唯一比没有沟通的唯一沟通是不良的沟通。你不’想要一个波涛汹涌的广播,你不’由于您的帐户限制,您希望与会者无法登录。

静音’s mics.

到这个时候,每个人都有足够的经验在线会议,这可能是不言而喻的:组织者应该确定每个人’S Mics静音直到它’他们转身说话。

大学教师’t允许屏幕共享。

会议轰炸是一个不幸的现实。除了静音每个人,还能确定你不’T让人们广播他们的屏幕的内容。

允许视频,互联网和呼叫访问权限。

不是每个人都有宽带接入。确保您的会议可以通过常规电话访问。在所有预算宣传中放置电话号码和访问代码。

允许在会议之前和期间通过电子邮件发送,推文或聊天的问题。

公共会议通常可能是有争议的或有重复的问题。在线公共会议使组织者更加控制“room,”但你可能没有’想要排除问题。在您的宣传中,包括电子邮件地址和其他社交媒体线(特别是Twitter帐户或被监控的HASHTAG),以提前收集问题。

在会面本身,提醒人们’通过您的会议接受问题’s聊天区域有关问题。当你这样做时,承认你可能赢了’T可以在分配的时间上达到每个人,所以请问他们在会议结束后与他们的电子邮件地址或其他方式联系他们的问题。 (请注意你’当它在下次会议上宣传下一次会议时,LL能够使用这些地址。)

你’ll可能会发现很多类似的问题;一定要回答现场会议。

谨慎允许现场评论。

如果您确实允许获得现场评论,请在电子邮件或文本或会议上要求人员在会议前请求时间,或者在会议上“raise hand”功能在您的软件中。如果您已经在您的直播会议中有公众评论程序,请弄清楚在线复制该过程的最佳方法。一定要提前提醒与会者“rules of the road”关于每个评论和装饰的时间长度。呼唤他们,取消静音并提醒他们的时间限制。但是,在不确定和危机的时候,如果评论者并不总是他们最好的自我,则准备和宽容。

坚持公共记录法律。

您的在线会议可能会受到公开会议法律的约束,这意味着您可能需要录制并录制可用。它’无论如何,这是一个好主意,但在会议发生之前咨询律师。

记得后续行动。

如果人们将联系信息与他们的问题留下,请获得答案并尽快通过电子邮件发送。实质性答案是最好的;如果没有可以给出,某种“谢谢你的评论”是合适的。如果您可以,电子邮件与会者或其他宣传列表列出链接,成绩单或摘要,以防他们无法调用’t打电话自己。


永远不会错过每日Govtech今天的故事时事通讯。

订阅


我们的赞助商可以实现此内容;它不是写的,不一定反映了E.Republic的编辑人员的观点。

E.Republic平台& Programs