无纸:7智能技术考虑因素(行业视角)

在当今的软件环境中,政府有许多超越市场领先品牌的选择。

随着政府实体寻找寻找挽救税收的方法,更好地服务于其成员,许多人已经成功地自动化了他们的文档管理流程和工作流程。在这种情况下,变化有时会很难,但有必要。无纸是一个严重的项目,但它节省了时间和金钱,并提供了更大的安全性,可搜索性和效率。

由于您的组织希望向前移动其效率,因此有一些选择需要考虑,这反映了我们所听到的各国和地方政府客户的主要问题。
不要以为市场领导是最好的。 做你尽职调查。在今天的软件环境中,有许多替代方案通常比众所周知的市场领先品牌更具成本效益。这些替代方案是标准兼容,易于与现有软件解决方案集成,并且可能提供更多功能。

价格:
这与上述一点捆绑在一起。节省成本可以通过一些解决方案来节省50%。请务必查看采用新软件,计费周期和许可证的多年成本。您需要升级许可证的频率也应在。这些都可以增加过度的增量成本。

一体化: 它是否与您目前使用或需要的相关软件无缝集成?例如,在查看PDF软件时,与数字签名或电子签名的集成是一个重要的考虑因素。 

保持信息安全: 确保您的解决方案可以保护您的敏感信息。它是否与其他文档安全产品集成,如Microsoft的Active Directory管理服务(AD RMS),以提供完整的信息权限管理解决方案?

轻松在线合作: 由于国家员工队伍变得更加移动,选择一个促进员工通过协作工具共同努力的解决方案,使桌面和移动用户能够参与。

简单的软件部署: 群心部署选项使其能够控制企业内部部署,以确保菜单和配置设置的标准化。 

客户支持: 最后,一定要评估客户服务产品。您的软件提供商将如何用于瞬间进行故障排除?为了使您的组织在轨道上运行,您需要随时随地提供的合作伙伴。

将物理和扫描记录转换为可编辑和可搜索的文件永远不会简单,但今天它是员工使用的最常见的工作流程之一。例如,West Linn,Ore的员工,正在使用PDF用于不同的内容管理任务,例如扫描,PDF / A存档,转换,注释,编辑和保护PDF文档。这是他们为城市记录管理系统添加和修改记录的有效方法。 

在那里简单易采用的解决方案,并将迅速提高工作流程效率和有效性,同时降低成本,以及尽职调查和智能采购。

 弗兰克凯特克特克斯  VP营销福克斯特软件

弗兰克凯特克特克斯 是福克斯特软件营销副总裁,安全PDF解决方案的提供商。