透明度票据提升加州城市的电子发现压力

城市IT官员认为,2009年的电子发现法案促使更复杂的公共记录请求现在压倒了一些IT部门,该部门的任务是制作存档的记录。

by / April 13, 2011

加利福尼亚州的城市开始感受到提出国家的立法的影响’S电子发现规定在步骤中与联邦规则澄清了电子数据被认为是公共录制的范围。

2009年,GOV.Arnold Schwarzenegger签署了加利福尼亚州’S电子发现法案(汇编条例草案5),进入法律,建立在加州州法院在加州州法院发现电子存储信息的程序。

现在,在加利福尼亚州的IT官员们在加利福尼亚州工作说,他们被寻求的公共存档信息的复杂性所淹没。

It’不仅仅是洛杉矶福纳纳的主任Dennis Vlasich表示现在正在被公开要求的公共文件的电子邮件或最终版本的公共文件。未签订的合同草案,外围文件及甚至语音邮件正在征求,这在创造了IT专业人员的沉重负担—特别是在没有资源购买所需电子发现工具的城市工作的人。

虽然响应记录请求传统上是城市职员的职能’S办公室,近年来,由于联邦和州法律在公共纪录伞下包括电子文件,因此IT部门大量涉及该过程。 

“现在我们接到它和呼叫…如果要求文件所说的人员,我们必须去看看是否需要提供的文件的残留副本,‘我希望所有在原始电子形式领先合同的文件,’” Vlasich said. “这可能涉及相当困难和艰巨的搜索。”

Pasadena的代理首席信息官Phillip Leclair表示,虽然他相信AB 5 ISN’对于更详细的公共记录请求的唯一原因,立法明确向IT人员提供了更大的压力来提供数据。

“如果法庭案件[如果城市被要求特定记录的人起诉,并且被拒绝信息],那么没有生产数据的成本更为昂贵,并且最终没有对城市有利,” Leclair said. “There’对我们的努力做出更多努力,即使它花钱[投资电子发现工具],将提前生产文档,然后说它’s not available.”

电子发现工具有助于

许多城市IT人员正在转向电子发现软件,以帮助管理和生产扩展的公共信息池,包括电子邮件,合同和其他形式的数字文档。

例如,洛杉矶正在利用Google Apps为政府,哪个城市官员表示,这已经大大减少了先前通过存档的电子邮件履行请求的工作人员。 Pasadena相同的是,使用从CommVault中使用关键字搜索来定位数据的解决方案。

“它增加了我们的业务成本,但它已经开始在长期使用这些软件工具时更便宜,而不是手动进行[手动],这将使我们更加成本为生产特定的记录那” said Leclair.

洛杉矶的助理总经理Kevin Crawford’信息技术机构决定测试政府的应用效率。他的员工手动编制文件,以获得相当大的公共记录请求。搜索需要100个员工,而城市’他说,S电子发现工具花了大约10分钟才能完成相同的任务。

莱斯利尔’S的经历是相似的。他的员工将根据基于关键字和对话的信息来花费数小时,以便找到电子邮件。但是使用电子发现工具确实有助于简化流程。

“将信息拉到一起并将其从法律或公共记录请求角度管理,” Leclair added.

需要命名标准

有或没有电子发现工具,Vlasich,Crawford和Leclair都同意坚持明确定义的文件保留政策可以减少发现负担的漫长方法。如果不需要将文件保存超过特定日期,销毁该文书工作—电子且否则—可以在公共记录请求上拯救城市时间和金钱。

洛杉矶目前在电子邮件和文件上拥有七年保留政策。但克劳福德表示,这座城市很快可能会缩短到三年的政策。 Fontana在与城市业务有关的电子邮件中有一个为期两年的保留政策。但Vlasich说没有标准—有些城市有30天的毁灭政策。

“它真的对所有城市工作人员提供了压力,以管理文件并坚持更密切地保留策略,” Leclair said. “官方记录[习惯]来自部门负责人和经理,但由于AB 5的结果,我们的日常行动有更多的观点,我们’重新推动许多要求管理文件并保留降低员工。”

Vlasich是坚持认为,除了保留政策之外,城市还需要制定一个更好的文件电子文件。与纸张记录不同,这通常具有详细的备案系统,大多数城市都不’T有标准化的系统,用于归档电子文件,该文件增加到需要为公共记录请求提供筛选的文件山。

“What we haven’在公共部门完成的是将与电子文件和电子邮件的电子文件和备份相同的文件计划分类,” Vlasich explained. “Most cities I’ve talked to …[是]漂亮的邋illy aly堆积的电子文件,似乎每月增长,我们似乎从未解决过一个特定的问题。”

vlasich希望看到人们如何保存文档的完全大修。他说,而不是创建一个有意义的索引值的文件的元数据,而不是创建单个文件夹层次结构和文件名,而是填充有意义的索引值的文件元数据将是减少寻找文件所花费的时间量的重要一步。

“I’M只是没有看到任何简单的方法,便于在不改变用户行为的情况下促进电子发现过程,” Vlasich said. “必须有很好的元数据,因为在上下文搜索方面仍然非常耗时。”

 


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Brian Heaton.

Brian Heaton.是一位作家 政府技术 杂志从2011年到2015年中期。

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