小镇用数字技术巩固大纸业项目

美国国税局要求市政当局保留税收债券文件长达33年。这是数字帮助下哭泣的主要纸张负担。

国家和地方政府面临着一些独特的文件保留挑战。其中最严格的是内部收入服务的要求,税务豁免债券的文件长达33年。合规性还要求市政当局保障文件证明金钱如何花费。结果,谢丽尔A. Somers,Fla棕榈滩镇助理财务总监,是一个物流头痛,可以包括三十年来跟踪多达5,000张纸。

对于棕榈滩,每年用额外的20,000个季节性居民膨胀的9,000名居民,试验和真实的文件管理方法是保持硬拷贝。 2003年,该镇购买了债券来建造一个新的消防局,2010年退还了原有的债券,并获得了7000万美元的新债券。 “每个部门都必须保留并管理他们所需的文件。这是一个繁琐的过程,“Somers说。 

镇职员维持与债券有关的任何决议和条例;财务部门举行会计文件并取消支票;购买合同;公共工程持有施工文件,等等。换句话说,许多档案柜和非现场存储的麻烦。

2007年,Palm Beach于2008年获得最初用于财务管理的泰勒技术的ERP软件,然后于2008年获取了来自Laserfiche的文件管理系统。由Tyler技术的程序员开发的软件组件允许镇上的文档管理协调员克里斯卡特雷特带来两个平台在一起。

一旦两种系统已集成,该镇将开始扫描并捕获某些财务文件,例如应付账款发票,以创建使能够在数字环境中工作的工作流程。最终,在2010年,该镇转向庞大的捕获和管理其债券文件的猛犸象项目。

棕榈滩共投资于金融管理软件系统中的约25万美元,在文件管理平台中获得104,000美元,额外的年度支助费用。棕榈海滩的年度税收预算为1.867亿美元,总资金预算为6540万美元。

根据卡特雷特的说法,将债券相关文件转换为数字形式的过程,但存在挑战。除了发票和计费陈述外,该镇还必须转换原理图和工程图纸。最终,承包商和工程师将以数字格式提交这些专门文件,但目前,将扫描精心撰写的文件,然后将其导入系统。

令人惊讶的是,尽管国税局的保留要求,但其他城市和城镇的技术尚未被其他城市和城镇用于管理税收债券文件。 Laserfiche的政府专家Katie Burke的说法,将文件管理系统销售给国家和地方政府的州和地方政府,并不知道使用其技术来管理债券记录的其他市政当局。根据证券交易委员会,市证券市场巨大,价值近3.7万亿美元。

现在,棕榈海滩已经能够将技术带入现有的债券,该镇刚刚在2013年12月发布了另一个债券,在未来几个月内给予索姆和她的工作人员是一个新的挑战。 “这将是更多的,”她说。

迄今为止,在涉及国家和地方政府的20多年的经验,托德是公共CIO的编辑,E.Republic在公共部门的信息技术高管屡获殊荣的出版物。他现在是政府技术的高级编辑和管理杂志的专栏作家。