如何远程工作:使用持久性协作工具的远程工作人员提示

即使分开,工具也可以帮助您的团队保持轨道。

by Verizon / April 8, 2020
SPONSORED

即使在他们的时候,有助于保持球队的工具’re apart

如果你r organization has employees working from home now, as many do, you need to be sure they have the right tools to keep productivity high.

现代调用和协作工具正确使用,本时瞬间是完美的。它们不仅可以弥合地理距离,还能通过组合项目的所有元素—组聊天,会议录制,共享文件等—进入可搜索的渠道,他们可以帮助团队更加富有成效,更有效地合作。

您可能已经使用思科WebEx等协作平台®, Zoom® or BlueJeans®,但你可能无法获得充分利益。如果你没有’T尚未采用呼叫和协作工具,现在是时候这样做了。在本文中,我们’LL谈论他们的能力以及充分利用协作工具的一些最佳实践。

这benefits of “持续的协作”

调用和协作工具如Cisco WebEx,zoom和bluejeans提供多用途平台,您可以在聊天到视频会议中完成所有时间,以实时编辑编辑。组织可以设置多个组或团队 —例如,按项目,纪律,主题,客户等。

这“persistence”该沟通是您看到真正好处的地方。您在团队中执行的所有操作—共享文件,线程聊天,会议记录—可以记录项目。

团队成员可以回顾并看看已经完成了什么,为什么要做出决定以及接下来需要发生什么。扫描通过频道可以帮助新的团队成员加快速度。搜索功能有助于每个人找到所需的项目信息。使用这些工具可以帮助团队花费更多时间完成任务,更少时间查找文件,提出问题或通过电子邮件搜索以查找最新版本或状态。

存在指标—哪个展示你是否’在您的计算机上,在会议或离线—还通过让团队成员知道可用的团队成员来提高效率。

如果您正确设置并使用您的沟通和协作系统,可以利用所有这些功能,您可以帮助您的员工更有效地协作您的员工是否在办公室或远程工作。

如果你’刚刚开始使用协作工具

如果您是新的远程协作和沟通,您将高兴地了解这些平台的大多数是用户友好的,可提供实惠的选择。即使您的组织很小,部署远程协作工具也不会无法访问。您可以随时快速启动您的平台和微调。

大多数主要协作平台也可以与数十种其他工具集成。根据您选择的平台,您可以与Dropbox集成®, Google Drive™, Microsoft Office®程序,Basecamp,Trello®, Asana, Marketo®, Lucidchart®, Zendesk®还有许多其他应用程序。这使得更容易将项目的所有移动部分放在一起和轨道。

如果你’RE已经使用通信和协作工具

虽然您可能已经拥有通信和协作平台,但与团队共享最佳实践将帮助他们快速调整其遥控器环境。要记住的一个关键是你’你不仅仅是实时使用工具,您’RE还创建一个可搜索的项目主文件。设置频道并以与尽可能多的相关信息的方式使用它们。

以下是有效使用协作工具的更多提示。

发送较少的电子邮件。 统一协作工具的关键优势之一是在一个地方保持所有项目通信。如果您发送电子邮件,而不是在项目渠道中保持对话,那么该通信赢得了’T Surface当团队成员搜索它时。尽可能地坚持您的项目渠道。一般来说,电子邮件最好保留用于正式的公司 - 广泛的通信和正式的外部沟通。

使用视频功能。 实际上在屏幕上看到你的同事并听到他们谈话可以帮助建立制造强大团队的连接。大学教师’即使你逃避,犹豫与您的视频分享以更好地参与’T看待您的业务最好,特别是因为每个人都在家里平衡多个角色。如果你’重新忙于整理您的家庭办公室,一些应用程序允许用户欺骗背景。

管理您的通知。 如果您在您的计算机或手机不断地ping的这么多的团队和渠道,请调整您的通知以便您’再次听到最关键的问题,并可以专注于实际工作。你可以稍后再回去看看你错过了什么。如果有人迫切需要联系到您,他们可以在您个人身上标记或发送直接留言。

静音或留下无关的渠道。 If you’重新成为团队的一部分,唐’T让他们的讨论分散了你目前的工作的注意力。您可以在它们时关闭这些频道或存档频道’re no longer needed.

调整通信和协作工具以适合您的组织’s needs.

通信和协作平台可以为连接工人和组织项目的奇迹工作,无论人们是否正在远程工作或回到办公室。为了充分利用您的工具,定期看看什么’s working and what’没有。然后提出您自己的最佳实践,以保持您的团队朝着正确的方向移动。

额外帮助:

//enterprise.verizon.com/products/business-communications/unified-communications-and-collaboration/

//www.verizon.com/business/products/unified-communications-collaboration/


永远不会错过每日Govtech今天的故事时事通讯。

订阅


我们的赞助商可以实现此内容;它不是写的,不一定反映了E.Republic的编辑人员的观点。

E.Republic平台& Programs